בכל עסק או חברה יש עובדים וגם מנהלים, שלוקחים אחריות בניגוד לציפיות ולדרישות מתפקידם. זו יכולה להיות לקיחת יותר מדי אחריות או חוסר אחריות. זהו מצב בו עובד או מנהל לוקחים על עצמם יותר מדי אחריות או שלא לוקחים כלל.
יש גם תהליכים בתוך חברות שגורמים לשינוי באחריות שעובדים לוקחים כמו למשל אם יש גלי פיטורין בחברה, זה עלול להשפיע על עובדים לקחת פחות אחריות. במצב בו המנהל ריכוזי, הוא עלול לקחת עודף אחריות והעובדים "יפטרו" את עצמם מאחריות בשל התנהגותו.
"חיידק עודף האחריות" פוגע בארגון לא פחות מחוסר אחריות. הוא עלול לפגוע בניצול הפוטנציאל הקיים בתוך הארגון. לפגוע בשיתוף הפעולה, בתהליכים ובפרויקטים בהם נדרשת אינטגרציה. הוא עלול לפגוע במוטיבציה, להוביל לשחיקת יתר אצל העובד עצמו ובהמשך "לנפילה" במוטיבציה. המצב הזה לכשעצמו משפיע על המוטיבציה ויוצר חוסר אתגר בסביבתו של אותו נושא תפקיד.
מנהל או עובדים שמתנהגים כך, יוצרים בעיות בתקשורת, כשלים, ליקויים ופוגעים ביכולתו של הארגון.
מעורבותו של איש ייעוץ ארגוני לעסקים עשויה להוביל את תחום האחריות בארגון בצורה מובנית ונכונה. הוא יגדיר את סולם האחריות, והוא עשוי לשפר את המצב גם במקרה של עודף אחריות וגם במקרה של חוסר אחריות.
שיפור התקשורת בין עמיתים לעבודה, עובדים ומנהלים היא זו שתוביל לחלוקת המשימות בהתאם להגדרת סמכויות ותפקידים, תיצור איזון ושיווי משקל ותאפשר את מחויבות הפרט והתמיכה ההדדית.
מי מוביל את חלוקת האחריות?
בתוך כל עסק או חברה, נוצרות בעיות ארגוניות הדורשות פתרונות. בדרך כלל מנהלים הם הכתובת לפתרונן. בארגונים המיישמים מצוינות, בעיות ארגוניות נפתרות בתהליך מסודר ומובנה, המערב מספר גורמים והוא חלק מתרבות הארגון והמשימות היום יומיות של העובדים. המנהל הוא רק מי שמנצח על התהליך.
חלק חשוב בכל ייעוץ ארגוני לעסקים הוא לגרום לעובדים בתוך הארגון לקחת אחריות. כדי ליישם מצוינות, חייבים מתודות פנים ארגוניות שיוטמעו בחברה. הבסיס לתרבות הארגונית היא האחריות האישית של נושאי תפקידים. ייעוץ ארגוני יוביל את התפיסה שכל עובד חייב להבין מהו החלק שלו באחריות המשותפת לפתרון של בעיות ושיפור הישגים.
תהליך של לקיחת אחריות, הוא חלק מהמתודולוגיות של ייעוץ ארגוני. היועץ הארגוני יבחר מהי המתודה המתאימה לארגון מסוים לאמץ כדי לגרום לאחריות עובדים.
הגדרת המושג אחריות
Accountability פירושו מאנגלית נטילת אחריות. יועץ ארגוני יפעל להגדיר לכל בעלי התפקיד בעסק או בחברה, מהי האחריות שלהם. בדרך כלל במיפוי כזה, תמיד יהיו "חלקים ריקים" שמסתבר שאיש לא לוקח עליהם אחריות, או כפל אחריות שעלול להוביל לחיכוכים ולעימותים פנים ארגוניים.
הצעד המתבקש יהיה הגדרת סמכות כל נושאי האחריות במסגרת תפקידם וכן היעדים של כל אחד מהם. במדדים כמותיים ניתן יהיה לעקוב אחר ההתקדמות וההישגים שלהם. הם צריכים להיות מדידים, ברי השגה, ממוקדים ורלבנטיים לצרכים של הארגון.
כבר בשלב הזה ניתן יהיה לוודא שאין כפל סמכויות למספר עובדים ואם יש למנוע אותם. יש לראות את התמונה המלאה של כל נושא תפקיד. סמכותו ולמי הוא כפוף וצריך לדווח.
אחרי הגדרת תפקיד של כל מנהל, יהיה צורך בדיון בהנהלה על הגדרות התפקיד של בעלי התפקידים וחברי ההנהלה, מי מדווח רק למנכ"ל והיררכיית הדיווח כולה. בנוסף יהיה צורך לטפל באותם חלקים ריקים, עליהם לא מופקד איש. הם עלולים לגרום למרבית הכשלים והסכסוכים העתידיים.ההחלטות לגבי אותם חלקים נעדרי אחריות, מוטב שייעשו במעורבות של איש ייעוץ ארגוני לעסקים שידע לחתור לפתרונות כדי למנוע בעיות בעתיד. אלה הם דיונים שלא תמיד מנהלים יודעים לנהל ולכן דרוש לכך איש מקצוע יועץ ארגוני המבין ובקיא בתהליכי חשיבה וקבלת החלטות, לא חושש אף מדיונים עמוקים כדי להגיע לפתרון הבעיות.
קראו גם על: תהליך תכנון אסטרטגי
