בתור חברת יעוץ אסטרטגי אנו נתקלים בלא מעט בעלי עסק ומנכ"לים של חברות במשק הישראלי. רובם מציינים בפנינו בעיות שאנו רואים כמעט בכל עסק או ארגון. לאחרונה שוחחתי עם מנהל מחלקה בכיר בחברה מובילה במשק הישראלי. שאמר לי "גיל עשיתי כמעט הכל אך שוב לא הצלחתי." והוא ממשיך "תכננתי, תקצבתי, יישמתי ולא הגעתי לתוצאה הרצויה. מה לעזאזל אני לא עשית נכון?". השאלה שאותו בכיר שאל היא שאלה נפוצה בעולם הניהול אך למרות זאת היא אינה מספיקה. כאשר אנחנו רוצים להצליח בתור מנהלים עלינו לשאול בכל תחילת פרויקט 4 שאלות.
שאלה 1 – מה?
כמנהלים אנחנו רוצים להוריד החלטות לביצוע בהקדם האפשרי וכל זאת על מנת להגיע לתוצאה הרצויה במינימום עלויות ומקסימום פרודוקטיביות. הקפידו כי בעת מתן המשימה העובדים בפרויקט באמת יודעים מה צריך לעשות ולא רק לומר להם את התוצאה הרצויה. כאשר עובד יודע מה בדיוק צריך לעשות התוצאה הרצויה תגיד בצורה מהירה יותר וטובה הרבה יותר ללקוח או למנהל המחלקה.
שאלה 2 – למה?
הרבה פעמים אני שומע מנהלים אומרים את המשפט הבא "אני יודע למה! ואתה יודע איך!". בעולם של ימינו אין מקום יותר למשפטים כאלה. עסקים רבים נפלו בכלל חוסר פיתוח מנהלים ועובדים. לכם הקפידו ללמד את העובד תמיד "למה עושים את הדברים" בצורה כזאת ובכך תרוויחו פעמיים 1. עובד מתחיל לחשוב כמו מנהל והוא מבין את החשיבות של הביצוע 2. אימון והדרכת עובדים חשוב לא פחות מפיתוח מנהלים, זכרו העובד של היום יכול להיות המנהל של מחר! למה לא להשקיע בו כבר בתחילת הדרך?
שאלה 3 – איך?
כמו שציינו בשאלה הראשונה עלינו ללמד את העובד מה לעשות. אך זה לא מספיק ויש ללמדו גם "איך לעשות". דוגמא נוספת שנתקלתי בה, הייתה בשיחה שניהלתי עם מנהלת בתחילת דרכה המקצועית אשר ציינה בפני: "גיל לאחרונה אחוז המגיעים שלנו ירד בצורה משמעותית מאז ששינו את השיטה". שאלתי את אותה מנהלת האם היא בעצמה הדריכה את העובדים כיצד לוודא הגעה לקורס?. מיד נתקלתי בתשובה הססנית "עשינו המון סימולציות וכתבנו תסריט שיחה" אז חידדתי את השאלה האם ישבת והוצאת איתם ביחד שיחות? כאן כבר התשובה היתה חד משמעית "לא". מנהלים רבים נוטים לחשוב שאם הם עושים סימולציות אז זה מספיק. חד משמעית לא! נסו לשמש דוגמא לעובדים שלכם ותראו להם איך הדברים צריכים לעשות כמו שצריך ולא רק בסימולציות. זכרו אם עובד יודע מה הוא עושה!, למה הוא עושה? ואיך הוא עושה? הארגון מרוויח הרבה יותר.
שאלה 4 – האם אני מוודא ביצוע?
כאשר אנחנו מדברים על וידוא ביצוע עלינו לשאול האם אני בכלל יודע לוודא ביצוע של פרויקט? אז לפני שאסביר את החשיבות וכיצד באמת ניתן לוודא ביצוע אני רוצה להתחיל בדיחה קצרה "קבלן בניין שהיה מגיע לאתר הבניה בכל בוקר היה מיד עולה על המנוף לבדוק את קצב העבודה מלמעלה. במהלך עבודתו הוא ראה שמהבניין הסמוך אחת הדיירות לא הפסיקה להסתכל עליו. לאחר חשיבה קצרה החליט לאזור אומץ ולפנות לאותה דיירת ולהציע לה לשתות עמו קפה. הבחורה הצעירה היססה ואמרה "לא יודעת מה עם בעלי יחזור" אמר לה הקבלן אל תדאגי יש לי 2 עובדים הם ייקחו יוטה ירוקה ויחכו לי מתחת לחלון, כך שאם יקרה משהו אני ישר קופץ. ירד מהר הקבלן וביקש מעובדיו לקחת את היוטה הירוקה ולפרוס אותו מתחת לחלון של הדיירת ומיד עלה לדירתה. לאחר מספר דקות דפיקות בדלת, הקבלן לא חשב פעמיים וקפץ מהחלון. למרבה הצער של הקבלן בדלת חיכו 2 עובדיו שאמרו לדיירת "אם את רואה את הקבלן תגידי לו שלא היה יוטה ירוקה".
לסיכום חברים, עלינו לוודא ביצוע במספר שלבים – 1. הקפידו לבדוק שיש את כל חומרי הגלם אף אחד לא רוצה להיות הקבלן 2. הקפידו לוודא שעובדים יודעים מה לעשות, למה עושים ואיך עושים.
